Datenschutz

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Artis One GmbH
Friedensstrasse 13
68809 Neulußheim
Deutschland
E-Mail: info@artisone.de

Weitere Angaben finden Sie im Impressum.

Diese Website richtet sich an Unternehmen. Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, speichern wir Ihre Angaben, um uns bei Ihnen zu melden. Beim bloßen Besuch der Seite fallen nur technisch nötige Serverdaten an. Es gibt kein Tracking zu Werbezwecken und kein Newsletter-Abo. Der optionale KI-Chat auf der Website beantwortet Fragen zu unserem Angebot und kann dasselbe Erstgespräch buchen wie das Kontaktformular; Gesprächsverläufe speichern wir nicht.

Auf der Website können Sie einen KI-Assistenten nutzen, um Fragen zu Leistungen, Ablauf und Unternehmen zu stellen und ein unverbindliches 30-minütiges Erstgespräch zu buchen. Die Chat-Nachrichten werden an OpenAI (USA) übermittelt, damit eine Antwort erzeugt werden kann. Wir speichern den Chatverlauf nicht in unserer Datenbank.

Für die Terminbuchung im Chat nutzen Sie das Buchungsformular in diesem Fenster (Name, Unternehmen, E-Mail, optional Anliegen und Wunschtermin). Diese Angaben werden wie das Kontaktformular verarbeitet — siehe Abschnitt 4 — und nicht als Chatverlauf gespeichert. Bitte schreiben Sie darüber hinaus keine sensiblen oder internen Unternehmensdaten in den Chattext. Das Kontaktformular bleibt weiterhin nutzbar.

Rechtsgrundlage für die Q&A-Funktion ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen Information über unser Angebot). Für eine Buchung über den Chat gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln. Der Chat trifft keine automatisierten Entscheidungen über Sie.

Über das Formular unter Erstgespräch können Sie Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, eine kurze Beschreibung Ihres Anliegens und optional einen Wunschtermin für ein 30-minütiges Erstgespräch übermitteln. Dieselben Angaben und denselben Kalender können Sie im KI-Chat über das Buchungsformular nutzen. Diese Daten nutzen wir ausschließlich, um Ihre Anfrage zu beantworten und — falls Sie das wünschen — ein Erstgespräch vorzubereiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren Geschäftskommunikation).

Die Angaben werden in unserer Datenbank in der EU gespeichert. Zusätzlich geht eine Benachrichtigung per E-Mail an unser Team, versendet über unseren E-Mail-Dienstleister Resend. An die von Ihnen angegebene Adresse senden wir eine Eingangsbestätigung; wenn Sie einen Termin wählen, liegt eine Kalendereinladung (.ics) bei, und wir erinnern Sie 24 Stunden sowie 2 Stunden vorher. Wenn Sie einen Termin wählen, prüfen wir freie Zeiten in unserem Google-Kalender (dem in den Einstellungen ausgewählten verbundenen Kalender oder, falls keiner gewählt ist, einem Firmenkalender) und tragen den Slot dort ein, damit er nicht doppelt vergeben wird. Eine Weitergabe an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

Speicherdauer: Anfragen bewahren wir auf, solange die Korrespondenz und eine mögliche Vertragsanbahnung das erfordern, danach gemäß handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, soweit diese greifen. Unbearbeitete oder nicht weiterverfolgte Anfragen löschen wir in der Regel innerhalb von 24 Monaten.

Die Website wird bei Vercel Inc. (USA) gehostet. Die Anwendung wird in der Regel über Rechenzentren in der Europäischen Union (Frankfurt am Main) ausgeliefert. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet, etwa IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer und Browsertyp. Das dient der Auslieferung der Seite, der Stabilität und der Abwehr von Missbrauch. Vercel kann Betriebs- und Protokolldaten in die USA übermitteln; Grundlage sind geeignete Garantien, insbesondere die Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke erforderlich ist, in der Regel wenige Tage.

Für den öffentlichen Teil der Website setzen wir keine Tracking- oder Marketing-Cookies. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich.

Wenn Sie sich im internen Bereich anmelden, setzen wir technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speicher, um die Sitzung aufrechtzuerhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Diese Cookies sind für den Login zwingend und werden nicht für Werbung verwendet.

Der geschützte Bereich (u. a. Verwaltung von Anfragen) ist nur für autorisierte Nutzerinnen und Nutzer bestimmt. Dort können Zugangsdaten, Name und E-Mail verarbeitet werden. Optional kann die Anmeldung über Google erfolgen; in dem Fall erhält Google die für den Login nötigen Daten gemäß deren Nutzungsbedingungen. Im internen Bereich können Sie optional Ihren Google-Kalender und Gmail verbinden; dann speichern wir Zugriffstokens, zeigen Ihre anstehenden Termine auf Ihrer eigenen Kontoseite und speichern die letzten Posteingangs-Nachrichten von Gmail (Absender, Betreff, Ausschnitt und Datum) für das intelligente Postfach; dort zusätzlich den Nachrichtentext, Labels und KI-Entwürfe klassifizierter Mails. Passende KI-Antworten werden als Entwürfe im verbundenen Gmail-Konto angelegt, nicht automatisch versendet. Dieselben Labels werden auf die Gmail-Nachrichten geschrieben. Klassifizierung über OpenAI anhand derselben Knowledge Base wie der Website-Chat. Sie können von dort E-Mails über dieses Google-Konto versenden sowie Entwürfe in Gmail speichern. Ein in den Einstellungen ausgewählter verbundener Kalender kann außerdem für öffentliche Erstgespräch-Slots genutzt werden (freie Zeiten und Eintrag des Gesprächs). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Zugang sowie der Anzeige von Kalender und Gmail (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wie wir Google-Nutzerdaten im Einzelnen verwenden und welche Beschränkungen gelten, ist in Abschnitt 8 beschrieben.

Wenn Sie im internen Bereich auf Ihrer Kontoseite (Profile) Ihr Google-Konto verbinden, nutzt Artis One Gmail- und Kalenderdaten ausschließlich, um die von Ihnen ausgelösten Funktionen bereitzustellen und zu verbessern: Anzeige anstehender Termine, Prüfung freier Erstgespräch-Slots, Eintrag gebuchter Termine, intelligenter Posteingang, Gmail-Entwürfe, Versand auf Ihre ausdrückliche Aktion sowie Anwenden von Labels in Ihrem verbundenen Gmail-Konto.

Artis One hält sich an die Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen für Limited Use. Konkret gilt:

• Google-Nutzerdaten werden nur zur Bereitstellung und Verbesserung der von Ihnen genutzten Funktionen verarbeitet — nicht für Werbung, nicht zum Verkauf an Dritte und nicht zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training verallgemeinerter oder nicht personalisierter KI-/ML-Modelle.
• Wir übertragen Google-Nutzerdaten nicht an Dritte, außer soweit das für diese Funktionen technisch erforderlich ist (siehe OpenAI unten), zur Gewährleistung der Sicherheit, zur Einhaltung geltenden Rechts oder in aggregierter, anonymisierter Form für interne Betriebszwecke.
• Mitarbeitende von Artis One lesen Google-Nutzerdaten nicht, außer wenn Sie um Unterstützung bitten, wenn dies aus Sicherheitsgründen erforderlich ist oder wenn das Gesetz es verlangt.
• Sie können die Verbindung jederzeit auf Profile trennen (Disconnect). Dann widerrufen wir die gespeicherten OAuth-Tokens und entfernen die zu Ihrem Konto gespeicherten klassifizierten Posteingangsdaten.

OpenAI im intelligenten Posteingang. Zur Klassifizierung eingehender Gmail-Nachrichten und zur Erstellung von Antwortentwürfen übermitteln wir den betreffenden Betreff und Nachrichtentext an OpenAI, L.L.C. (USA), Modell gpt-4o-mini, Endpoint https://api.openai.com/v1/chat/completions. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich, um Ihnen die Posteingangs-Funktion bereitzustellen (Labels, Entwurf, optionaler Versand auf Ihre Aktion). OpenAI wird von uns nicht eingesetzt, um Google-Daten für Werbung zu nutzen oder verallgemeinerte Modelle zu trainieren. Wir speichern den Chatverlauf mit OpenAI nicht; die klassifizierte Nachricht und der Entwurf werden in unserer Datenbank bzw. in Ihrem Gmail-Konto gehalten, soweit Sie die Funktion nutzen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung verbundener Google-Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung des internen Bereichs auf Ihre Anfrage bzw. im Rahmen bestehender Nutzungsbeziehungen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb der von Ihnen gewählten Kalender- und Posteingangs-Funktionen). Eine Übermittlung in die USA (OpenAI) erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln.

Mit der Verarbeitung können folgende Auftragsverarbeiter betraut sein:

• Vercel Inc. (USA) — Hosting und Auslieferung der Website, in der Regel über Server in der EU (Frankfurt am Main)
• Neon (PostgreSQL in der EU) — Speicherung von Anfragen und Zugangsdaten
• Resend — Versand der Eingangsbestätigung und Terminerinnerungen an Sie sowie interner Benachrichtigungen zu neuen Anfragen
• Upstash (QStash) — nur wenn Sie einen Wunschtermin wählen: zeitgesteuerte Auslösung der Erinnerungs-E-Mails. Übermittelt werden Vorgangs-ID und Terminzeit, keine Gesprächsinhalte
• OpenAI, L.L.C. (USA) — nur wenn Sie den KI-Chat auf der Website nutzen; Verarbeitung der eingegebenen Nachrichten zur Erzeugung einer Antwort; und im internen intelligenten Postfach zur Klassifizierung eingehender Gmail-Nachrichten anhand der Knowledge Base
• Google Ireland Ltd. — Google Calendar, wenn Sie im Formular oder im Chat einen Wunschtermin wählen (Prüfung freier Zeiten und Eintrag des Gesprächs im ausgewählten verbundenen Kalender oder Firmenkalender); bei der optionalen Google-Anmeldung im internen Bereich; und wenn Sie im internen Bereich Ihren persönlichen Google-Kalender und Gmail verbinden (Termine auf Ihrer Kontoseite, intelligentes Postfach mit Klassifizierung, Versand und Entwürfe über dieses Konto, und bei Auswahl in den Einstellungen auch der Kalender für öffentliche Buchungen)

Mit Auftragsverarbeitern schließen wir, soweit erforderlich, Verträge nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur, wenn geeignete Garantien bestehen (insbesondere Standardvertragsklauseln).

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke nötig ist oder gesetzliche Pflichten das verlangen. Entfällt der Zweck, löschen oder anonymisieren wir die Daten, sofern keine Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Nachrichten im KI-Chat speichern wir nicht in unserer Datenbank.

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung schreiben Sie uns an info@artisone.de.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Zuständig für uns als Unternehmen mit Sitz in Baden-Württemberg ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI)
Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Die Angabe von Name, Unternehmen und E-Mail im Kontaktformular oder im Buchungsformular des Chats ist für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich. Ohne diese Angaben können wir uns nicht bei Ihnen melden. Der Wunschtermin ist freiwillig. Der bloße Besuch der Website ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Verarbeitung, Technik oder Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung (Stand oben).